Цифровые технологии активно внедряются во все сферы нашей жизни, облегчая и упрощая многие процессы. Это относится и к внутренним процессам любых производственных предприятий, коммерческих компания, организаций. Многим хорошо известны огромные шкафы, под завязку забитые папками с сотнями различных корпоративных бумаг.

Технический прогресс внес кардинальные изменения и в эту стороны корпоративного функционирования. Тяжелые шкафы с пыльными папками успешно заменила инновационная система СЭД. Что это такое? Давайте разбираться вместе.

Системы электронного документооборота (или СЭД) – это специальные программные решения, которые призваны облегчить для компании или предприятия управление внутренним документооборотом. Это означает, что все операции с такими документами осуществляются в цифровом формате. К таким процессам относятся создание документа, его хранение, архивирование, пересылка адресатам, согласование, подпись и т.д.

Воспользоваться таким программным обеспечением (ПО) и цифровыми сервисами могут любые пользователи. Не имеет значение, насколько крупная компания, сколь большие у нее обороты, какое количество у нее сотрудников. Сегодня на рынке присутствует большое разнообразие ПО, которое разработчики предлагают как для бизнес-гигантов, так и для малого бизнеса или некоммерческих организаций.

Свой выбор компании делают в пользу СЭД, поскольку видят в таком типе организации внутренних процессов массу преимуществ.

Одно из самых очевидных – существенная экономия на бумаге, печатной технике, картриджах для распечатки, специализированной мебели и помещениях для хранения бумажных документов. Хранение цифровых версий требует гораздо меньше места и затрат в целом. Впрочем, в случае необходимости любой документ из системы электронного документооборота может быть распечатан на бумаге традиционным способом.

Кроме того, при использовании СЭД многие операции осуществляются автоматически. Это значительно упрощает и ускоряет внутренний документооборот, снимает нагрузку с соответствующих специалистов, да и количество такого персонала может быть существенно сокращено.

Но надо помнить о том, что переход на СЭД должен быть в обязательном порядке отражен в учетной политике юридического лица. Таково требование действующей нормативной базы. А при ведении электронных документов надо руководствоваться теми же нормами и законами, которые определяют традиционный бумажный оборот документов.