Время пыльных шкафов, забитых сотнями папок с официальными бумагами, безвозвратно уходит в прошлое, освобождая и место в офисных помещениях, и сотрудников предприятий от лишних трудозатрат. Бухгалтерские, налоговые, внутренние административные, а также касающиеся трудовых обязанностей и кадровых вопросов документы переходят в цифровой вид. На хранение из традиционных шкафов они перемещаются в компьютеры, на сервера, в облачные хранилища, на флэшки и другие носители.

Помогает правильно организовать этот процесс современная система электронного документооборота (или СЭД). Это специальные сервисы либо программное обеспечение, которое помогает систематизировать документооборот в любой организации, на предприятии или в учреждении. В России они впервые стали использоваться в конце 80-х годов, и поначалу были плодом творчества дилетантов, которые просто хотели облегчить и упорядочить собственную работу в первых коммерческих структурах страны.

Затем, спустя примерно десятилетие, системами электронного документооборота занялись уже профессионалы, и стало появляться первое специализированное ПО хорошего уровня. И неважно, к какой сфере оно относится. Просто используемый СЭД при этом может иметь свою особую специализацию, связанную, например, конкретно с работой образовательного учреждения, медицинской организации или производственного предприятия.

Классификация СЭДов возможна не только по отраслям, но и по функционалу. Так, бухгалтерские системы отличаются по своим опциям от архивных, а управленческие – от кадровых или складских.

В большинстве случаев к применению такой электронной системы прибегают в ситуации, когда документооборот выходит за определенные пределы и объемы, и своими силами, с использованием неспециализированного ПО, справиться уже невозможно. Если изначально СЭДы появились просто как замена традиционного канцелярского оборота документов и решали задачу быстрого доступа к любым необходимым документам, то в наши дни их функции значительно расширились.

Главная из них – это, конечно, автоматизация документооборота, которая с развитием технологий постоянно совершенствуется. Но теперь это не просто хранение и архивация документов. СЭДы теперь самостоятельно распределяют, в какой отдел и к какому сотруднику должны отправляться те или иные документы, определяют тип поставленной в них задачи, даже автоматизируют процесс согласования документов. Это существенно сокращает время на их прохождение по «инстанциям».