Контрактная служба: особенности организации и функционирования

В настоящее время компании, работающие с государственными заказами обязаны соблюдать особые требования. Так, те предприятия, чьи годовые доходы превышают 100 млн. рублей, вынуждены формировать контрактную службу. Если совокупная выручка ниже указанного значения, то требуется назначение управляющего. Выполнять данные функции должны и муниципальные, и государственные заказчики. Регулируются эти указания ФЗ под номером 44, статьей №9.

Стоит отметить, что контрактная служба – показатель превосходных профессиональных навыков и опыта заказчика. Этот орган способствует качественному проведению закупок, а также торговых операций и услуг, связанных с поставками продукции.

Основные форматы организации контрактной службы

Существует несколько способов формирования КС. К числу таковых относятся:

• единое подразделение по структурам – отделение, управление;
• составляющая иного, ранее созданного подразделения – часть службы договоров, юридической структуры;
• комиссия – группа сотрудников из нескольких различных отделов, утвержденная заказчиком и определенная выполнять все обязательства КС.

Функционирует указанный орган согласно типовому положению либо регламенту. При совмещении должностных обязательств работников компании, внедряющихся в состав комиссии КС, руководитель должен откорректировать должностные инструкции в соответствии с новыми обстоятельствами.

Контрактная служба – основные задачи

Контактная служба, будь то отдельное подразделение, составная часть определенной структуры или комиссия, отвечает за качество и эффективность реализации процесса закупок. Сотрудники этого органа должны контролировать каждый этап, начиная от формирования планов, заканчивая участием в торгах, соблюдением требований и глав соглашения, к числу которых относится и осуществление работ.

Задачами экспертов являются выбор поставщиков и способов организации торгов, оформление документов (соглашений, протоколов, извещений), техническое обеспечение работы службы. Члены КС должны прослеживать изменения в закупках, способствовать становлению более выгодных условий для исполнителей, представителей мелкого бизнеса, лиц, имеющих инвалидность и т.д. Они являются ответственными за ведение документооборота, четкость соблюдения пунктов соглашений, правильность проведения дополнительных согласований с поставщиком, грамотное и законное подписание договоров.