Создание архива: руководство

Начиная бизнес, мало кто задумывается о том, чтобы создавать архив. Кажется, что бумаги накопятся еще так нескоро, а времени разобраться с ними всегда будет предостаточно.
Но время идет, взаимодействий с клиентами становится все больше, да и количество партнеров только увеличивается. В итоге в какой-то момент вы понимаете, что найти нужный документ становится все сложнее, появляется чувство беспокойства и беспомощности, а мысли о том, что вам нужен профессиональный архивариус, становятся все более навязчивыми.
Значит, пора создавать архив.

С чего начать?

В идеале, создавать архив документов организации нужно с самого начала. Еще когда вы только открываете бизнес, стоит продумать, как и где будут храниться ваши бумаги.
Прежде всего, стоит определиться с тем, будет ли это офисное хранение, или вы хотите оформить внеофисное хранение документов. Вполне вероятно, что вам потребуется помощь специалиста. Профессиональный архивариус поможет вам не только разобраться с правилами хранения, но и разъяснит, что именно гласит по этому вопросу буква закона.
Дело в том, что ряд документов (особенно касательно личных дел сотрудников) не просто подлежит обязательному хранению, но и нуждается в сдаче в государственные архивы на длительное хранение даже в случае закрытия компании, ее ликвидации и т.д.
Итак, вы разобрались и определились с тем, что нужно хранить, а что нет. Затем следует понять, каким образом вы будете готовить документы к хранению. Ведь архив — это не просто свалка. Это систематизированное хранение, такое, чтобы вы всегда могли найти на полках и в шкафах все, что вам нужно. А для этого необходимо создать каталог: желательно и в электронном, и в бумажном виде. Кроме того, важно регулярно обновлять его, так как ваш архив, скорее всего, будет пополняться.

Что делать, если «бумажный завал» уже есть?

Прежде всего, как говорится в известной шутке, «нужно перестать копать». То есть остановиться и осознать, что проблема есть. Затем нужно заняться все тем же разбором документов. В такой ситуации самостоятельно вы, скорее всего, не справитесь. Но опытный архивариус поможет вам сделать это быстро и эффективно.
Часть документов, скорее всего, потребует ликвидации. Компании, которые профессионально создают архивы, обычно предлагают и услуги по уничтожению документов, в том числе и конфиденциальное уничтожение бумаг.
Все остальное — то, что подлежит хранению — будет систематизировано и разложены в специальные папки, которые затем отправляются либо в шкафы (такой вариант удобен, если вы хотите организовать архив в своем офисе) или же в короба и на стеллажи в специализированных архивохранилищах. Такой тип хранения хоть и считается более затратным, однако обеспечивается максимально надежное хранение и защиту от разных видов утраты документов, так как помещение максимально приспособлено именно для этих целей.