Печати и штампы – необходимый атрибут делопроизводства любого предприятия, организации, индивидуальных предпринимателей. Без заверения оттиском штемпеля ни один документ не может приобрести юридическую силу. Даже учредительные документы любой компании должны заверяться. Какие бывают штампы и печати, рассказывается в этой статье.
Особенности и типы
Поле печати заполняется текстом и изображениями. На клише обычно помещается название организации, ее логотип. Государственные структуры имеют печати с гербом страны.
Штемпельным оттиском заверяют абсолютно все приказы, учредительные документы, распоряжения, договора, другую документацию, вот что значит печать для документов. Ни один официальный орган не признает документы при ее отсутствии.
Оттиск может быть любой формы: круглой, квадратной, треугольной, прямоугольной. Есть автоматический и ручной виды печатей. Они могут иметь разные уровни защиты и разную оснастку.
Изготавливается клише из резины или полимеров, потом клише крепится на оснастку, по выбору заказчика. Оснастка может быть пластиковой, деревянной или металлической. Так делаются печати и штампы.
Штампы и их виды
К штампам относятся печати вспомогательного типа, которые созданы для замены рукописного текста. Размеры штампов для документов могут быть различны, в зависимости от количества текста или размера шрифта. Бывают нескольких видов:
- угловые, со сведениями о предприятии;
- автоматизирующие работу с документами, имеют надписи «Копия верна», «Заверено» и др.;
- нумераторы/датеры;
- факсимиле – изображают ручную подпись;
- маркировочный штамп для отметки продукции;
- регистрационный для контроля входящих документов.
Это основные виды печатей и штампов для документов. Они предназначены для уменьшения ручного труда в работе с документами. Организация может заказать несколько комплектов, если в ней происходит интенсивный оборот документации между отделами. Специализированные фирмы, занимающиеся изготовлением этой продукции, выполняют заказы с помощью специального оборудования (лазера), вот как делаются печати и штампы.
Оснастки для печатей и штампов
Оснасткой называется изделие, на которое крепится клише. Она может быть изготовлена из разных материалов, иметь разнообразные форму, размеры. Разные виды оснастки штампов для документов позволяют выбрать наиболее подходящие для любого вида бизнеса.
Ручные оснастки
Относится к самым простым изделиям. Это рукоятка, к которой прикреплено клише. Требует приобретения штемпельной подушки. Это самый простой способ, как делают печати и штампы.
Карманные оснастки
Обладают компактными размерами, имеют встроенную штемпельную подушку.
Автоматические оснастки
Состоят из корпуса, внутри которого имеется встроенная штемпельная подушка. При нажатии на корпус, клише, прижатое к подушке, переворачивается, оставляя четкий оттиск на документе. Это своеобразная механическая печать для документов.
Металлические оснастки
Металлические ручные оснастки заказывают, чтобы подчеркнуть свой статус. Их стильный вид, отменное качество позволяют им занимать достойное место на столе любого начальника. Таким образом, можно сделать вывод: оснастка из металла, пластика или дерева и полимерное или резиновое клише, вот из чего делают печати и штампы. Эти материалы обладают хорошей износостойкостью, поэтому изделия из них будут служить долго.
Датер/Нумератор
Датеры (нумераторы) устроены так, что могут менять цифры, что делает их превосходным инструментом. Это канцелярские штампы для отметки на документах даты или порядкового/инвентарного номера.
Самонаборные
Самонаборные штемпели – это устройства, информация на которых может бесконечно изменяться. Состоит из специального держателя, набора символов: букв, цифр, знаков препинания, других знаков. С помощью этого набора можно составить печать или штамп самостоятельно, не прибегая к услугам специализированных предприятий. Применение этой печати для документов ничем не отличается от обычного использования штампов.
Штемпельная подушка
Штемпельной подушкой называется небольшой кусок материала с высокой гигроскопичностью. Его пропитывают штемпельными чернилами. Чтобы воспользоваться печатью с ручной оснасткой, надо прижать клише к подушке, смочив его в чернилах, а потом оставить оттиск на документе.
Штемпельные чернила
К штемпельным чернилам, как называется заправка для печатей и штампов, относится специальная краска для штемпельных подушек. Может быть разных цветов, чаще синего или фиолетового цвета. Для заправки подушки, надо нанести несколько капель состава в разные места подушки и подождать, пока состав равномерно распределится по материалу.
Как хранить печати и штампы
Организация заказывает изготовление штемпеля. После этого ответственным лицом, отвечающим за применение основной круглой печати организации, назначают руководителя отдела, в котором она используется. Назначение оформляется приказом руководителя организации. Печать хранится в сейфе у назначенного лица, но может выдаваться под расписку другим сотрудникам компании.
Вспомогательные печати и штампы хранятся у сотрудников, чьи служебные обязанности требуют их использование при работе с документами.
